/* */

Vegro

KLANTCASE

Vegro

KLANTCASE

Vegro

Medische hulpmiddelen en verpleegartikelen zijn een essentieel onderdeel in het zorgverleningsproces. Als specialist in hulpmiddelen wil Vegro Verpleegartikelen zijn klanten optimale kansen bieden bij het verbeteren van de levenskwaliteit. Daartoe steunt de onderneming op een gestroomlijnd distributieproces, dat een hoge servicegraad en leveringsbetrouwbaarheid mogelijk maakt. Ofwel: vandaag besteld, morgen geleverd. “Want zorg kan niet wachten. Zo simpel is het.”

Meer grip op goederenstroom

Vegro Verpleegartikelen heeft een landelijke dekking aan thuiszorgwinkels en uitleenpunten, gecombineerd met een webwinkel. Vanuit meerdere distributiecentra wordt de uitleen, verhuur en verkoop van verpleegartikelen en hulpmiddelen verzorgd. De klantenservice is 24 uur per dag, zeven dagen per week bereikbaar. Voor diverse thuiszorgorganisaties is Vegro de voorkeursleverancier voor de uitleen van hulpmiddelen aan hun klanten. De onderneming is tevens partner van alle zorgverzekeraars.

Partner voor zorginstellingen & particulieren

Volgens René Kamerbeek, algemeen directeur van Vegro, is er sinds de invoering van de Zorgverzekeringswet en de bijbehorende marktwerking veel veranderd in de zorg- sector. “Er is druk op de financiële middelen en dus ook op de operationele efficiëntie. Tegelijkertijd willen wij de cliëntenzorg optimaliseren: mensen zo goed en snel mogelijk helpen. Dit vereist naast effectieve coördinatie en planning van de goederenstromen ook soepele samenwerking tussen al onze medewerkers. Daartoe moet iedereen in de organisatie snel over de benodigde informatie kunnen beschikken. Om dit te mogelijk te maken, hebben we in het laatste kwartaal van 2014 drie belangrijke IT-projecten gerealiseerd. Simultaan aan het invoeren van het Microsoft Dynamics NAV bedrijfsautomatiseringssysteem, hebben we een digitaal indicatieformulier ontwikkeld en een centraal planningssysteem in gebruik genomen.

De cirkel is rond

“In het verleden steunde onze bedrijfsvoering op een complexe automatiseringsomgeving die was opgebouwd uit aan elkaar geknoopte pakketten. Met Microsoft Dynamics NAV in combinatie met de Abecon Zorg add-on beschikken we over één platform dat de bedrijfsprocessen integraal ondersteunt en naar wens aangevuld kan worden met branchespecifieke standaardfunctionaliteit. Daardoor werken alle medewerkers met actuele en betrouwbare informatie, en worden alle zorg-, logistieke en financiële processen optimaal op elkaar afgestemd. Zo kun je op basis van orders snel transportopdrachten aanmaken. Koppel er aanvullingen zoals een centraal planningssysteem aan en de cirkel is helemaal rond, waar je vroeger te maken had met heen-en-weer informatieverkeer.”

Digitaal indicatieformulier

Voor het leveren en implementeren van dit platform is Microsoft Dynamics-specialist Abecon ingeschakeld. Deze IT-partner leverde tevens zijn door Microsoft gecertificeerde ‘add-on’ voor de zorg: standaardfunctionaliteit waarmee branchespecifieke eisen ingevuld kunnen worden. “Toen de wens om een eigen digitaal indicatieformulier te ontwikkelen ter sprake kwam, hebben zij ons in contact gebracht met Breinwave. Dit bedrijf helpt organisaties bij ICT-vraagstukken rond uitdagingen zoals productiviteit en mobiliteit. Breinwave heeft voor ons een digitale vragenlijst ontwikkeld, waarmee zowel de zorgproblematiek van de klant als de medische en functionele indicatie voor het hulpmiddel worden vastgesteld. Deze automatisering van de formele procedure zorgt voor een kwalitatief betere indicatiestelling, waarin alle eisen en voorschriften van de zorgverzekeraar zijn geborgd. Op basis hiervan maakt ons nieuwe systeem direct een order aan.”

Alle goederenbewegingen in beeld

“Voor de planning hadden we een op zich staande oplossing, wat ons in de communicatiemogelijkheden beperkte. Breinwave adviseerde om de productiviteit verder te verhogen met een bij onze bedrijfsvoering passend planningssysteem, dat de in- en externe goederenbewegingen digitaliseert. Zodoende hebben we onze plannings-, distributie- en magazijnbeheerprocessen gestroomlijnd met de mobiele On-the-Road software. Met deze oplossing worden medewerkers in het veld via een mobiele applicatie en scanners aangesloten op het centrale informatiesysteem waardoor ze integraal onderdeel uitmaken van het bedrijfsproces.”

“Het werkt als volgt: ’s avonds tussen 18.00 en 20.00 uur worden de transportopdrachten ingepland. Onze ongeveer 60 chauffeurs ontvangen de volgende ochtend vroeg hun handheld met alle bezorg- en ophaalopdrachten. Op hun mobile device kunnen ze de planning raadplegen, de routes zien en leveringen gereed melden. De klant tekent de levering hier ook op af. Allemaal zaken die bijdragen aan betrouwbare en efficiënte service. En doordat alles digitaal wordt afgehandeld, kan de papierwinkel die vroeger met het transport gepaard ging nu achterwege blijven.”

Minstens 10 jaar vooruit

René Kamerbeek kijkt tevreden terug op een intensieve veranderperiode. “Met deze schaalbare en toekomstbestendige ICT-basis kunnen we minstens tien jaar vooruit. Ook kunnen we met deze gestroomlijnde processen nog beter inspelen op het door de overheid geformuleerde gezondheidsdoel dat mensen zo lang mogelijk zelfstandig kunnen blijven wonen en meedoen in de samenleving. Ik zal eerlijk toegeven dat ik best een aantal nachten kort en slecht geslapen heb. Er moest in korte tijd zoveel gebeuren. Dergelijke veranderingen betekenen voor veel mensen dat ze minder vrij zijn in hun manier van werken. Bovendien kost het tijd om aan een nieuwe manier van werken te wennen. Gelukkig is de acceptatiegraad onder de medewerkers vrij hoog.”

Samenwerking & synergie

“We hebben de samenwerking met Breinwave als zeer prettig ervaren. Ze hebben waardevolle kennis van de nieuwste technieken en de laatste softwaremogelijkheden, wat ons goed heeft geholpen bij deze belangrijke investeringsbeslissingen. Hun aanpak is nadrukkelijk gericht op samenwerking en synergie. En je merkt ook echt dat we elkaar aanvullen. Zo zijn op basis van onze wensen meerdere verbeteringen in On-the-Road aangebracht. Bij het plannen wordt nu bijvoorbeeld automatisch bepaald vanuit welk distributiecentrum een order het beste geleverd kan worden. Daardoor zie je met één druk op de knop welke auto’s welke orders het beste kunnen rijden. Door deze manier van samenwerking worden de ervaringen bij meerdere organisaties in de oplossing verwerkt. Zo ben je ervan verzekerd dat deze blijft bewegen en meegroeit met de laatste ontwikkelingen in onze snel veranderende marktomgeving.”

Vegro over Breinwave

  • Een IT partner die goed thuis is in de zorgsector
  • Veel kennis van nieuwe technologie en moderne software mogelijkheden
  • Uitstekende consultants
  • Prettige aanpak op basis van samenwerking en synergie

Zij werkten mee aan deze case

Contact

Meer weten? Neem contact op met
Joost Bentvelsen

Contact

Pin It on Pinterest

Share This